Как се доказва трудовият стаж след отпадането на трудовата книжка

От 1 юни 2025 г. хартиената трудова книжка вече не е документът, който описва трудовата биография. Мястото ѝ зае единният електронен трудов запис - част от регистъра на заетостта, който се поддържа от Националната агенция за приходите. Промяната изглежда техническа, но разделя доказването на стажа на два режима, а грешка тук се открива обикновено при пенсиониране, когато поправките са най-трудни.

Двата периода

Границата е 1 юни 2025 г.

Стажът до 31 май 2025 г. включително се доказва с хартиената трудова книжка. Тя остава официален удостоверителен документ за вписаните в нея обстоятелства (§ 22 от преходните разпоредби на ЗИД на Кодекса на труда, ДВ, бр. 85 от 2023 г.). Данните от нея не се прехвърлят автоматично в електронния регистър.

Стажът от 1 юни 2025 г. нататък се отразява само в регистъра на заетостта. Работодателят подава по електронен път данните за сключването, изменението и прекратяването на трудовия договор.

Какво се случва със старата трудова книжка

По § 24, ал. 1 от преходните разпоредби работодателите оформят трудовите книжки в срок до 1 юни 2026 г., а при прекратяване на правоотношението в периода 1 юни 2025 г. - 1 юни 2026 г. - при самото прекратяване. В книжката се записва с цифри и думи продължителността на трудовия стаж, придобит при съответния работодател към 1 юни 2025 г., записът се подписва от главния счетоводител и от работодателя и се подпечатва, ако работодателят има печат. След оформянето книжката се връща незабавно на работника или служителя.

Оттук нататък ролята на книжката е архивна, но остава съществена:

• тя е основното доказателство за стажа отпреди 1 юни 2025 г., който за хората с дълъг трудов път е по-голямата част от целия им стаж;
• Националният осигурителен институт препоръчва книжката да се пази до пенсиониране - тогава се проверяват осигурителните периоди;
• ако книжката е изгубена или унищожена след 1 юни 2025 г., нова се издава от дирекция „Инспекция по труда“ по заявление-декларация, към която се прилагат удостоверения от работодателите и други оригинални документи (§ 24, ал. 2).

Къде се пази стажът сега и как се проверява

Новите данни се съхраняват в регистъра на заетостта. Работодателят подава електронния трудов запис през портала за електронни услуги на агенцията, с квалифициран електронен подпис.

Работникът има пряк достъп до собствените си данни. Справката се прави в портала на агенцията след идентификация с електронен подпис или с персонален идентификационен код - услугата „Предоставяне на справка за актуално състояние от единен електронен трудов запис“. Менютата на портала се обновяват, затова услугата се намира най-сигурно от вътрешното търсене, а не по пряка връзка.

Проверка веднъж годишно и при всяка смяна на работа е достатъчна, за да се открият навреме несъответствията.

УП-3 остава универсалното доказателство

Удостоверението за осигурителен стаж УП-3 запазва ролята си. То се използва при пенсиониране, при доказване на труд при условията на първа или втора категория и при административни процедури, които изискват потвърждение на стажа.

• работодателят е длъжен да издаде УП-3 при поискване, включително при прекратяване на трудовия договор;
• ако работодателят е заличен или е преустановил дейност, удостоверението се издава от Националния осигурителен институт въз основа на наличната документация;
• услугата е безплатна, срокът за издаване е обикновено до 14 дни, а удостоверението е безсрочно. Заявява се и електронно през egov.bg - административна услуга № 2133.

Когато електронният запис е непълен за определен период, УП-3 е признатият начин стажът да се докаже.

Държавните служители - една година по-късно

За държавните служители същата промяна влиза в сила от 1 юни 2026 г. Служебните книжки се оформят в срок до 31 декември 2026 г., а данните от тях се вписват в регистъра на заетостта в шестмесечен срок, считано от 1 януари 2026 г. (§ 25 и § 26 от преходните разпоредби). Служебната книжка, издадена преди промяната, остава официален удостоверителен документ.

Какво да се провери

• Старата трудова книжка се пази. Тя доказва стажа до 31 май 2025 г. и е нужна до пенсиониране.
• Книжката се приема оформена. До 1 юни 2026 г. работодателят вписва и заверява стажа към 1 юни 2025 г. Числата се проверяват при получаването ѝ.
• Електронният запис се следи. Стажът от 1 юни 2025 г. нататък е в регистъра на заетостта - особено след смяна на работа.
• УП-3 се иска при напускане. Документът е безплатен и безсрочен.
• Двата периода са отделни. Хартиеният стаж не се прехвърля в електронния запис.

Официални източници

• Национална агенция за приходите - регистър на заетостта - какво се вписва и как се подават записите;
• Портал за електронни услуги - справка за собствения електронен трудов запис;
• Национален осигурителен институт - осигурителен стаж, пенсии, издаване на УП-3;
• egov.bg - заявяване на УП-3, услуга № 2133.

Преходът прави стажа по-прозрачен, но точно в него дребен пропуск - изхвърлена книжка, непоискано УП-3, непроверен запис - може да създаде проблем години по-късно. Един преглед сега спестява изненадите при пенсиониране.

Материалът е с информативен характер и не замества правна или счетоводна консултация по конкретен случай. За въпроси, свързани с трудов стаж, осигуряване и документи, екипът на Fincontrol е на разположение.