Какво умее платформата

Качвате PDF или снимка - документът се разчита и излиза с готова счетоводна статия по двустранното записване: контрагент, суми, третиране по ЗДДС и сметки. Многоредовите фактури се разнасят ред по ред - всяка позиция отива по своята сметка (материали, външни услуги, стока за препродажба, дълготрайни активи), а сборът се сверява с данъчната основа. Артикулите се засичат със складовата номенклатура. Вие потвърждавате. Обработката е и групова - до 20 фактури едновременно, с автоматично разпознаване на дубликати.

Банковото извлечение (PDF, образ или CSV) се разчита и се разнася по контрагенти и сметки. Болничният лист става отсъствие в картона на служителя. Трудовият договор създава самия служител - имена, ЕГН, длъжност с код по НКПД, заплата, срок, дата на сключване и дата на постъпване поотделно, а основанието се избира от официалните кодове на НАП, същите, които влизат в уведомлението. При създаване на фирма извлечението от Търговския регистър попълва наименование, ЕИК, адрес, управител и дейност, а за сдруженията - списъкът с членове влиза наведнъж от Excel, CSV или снимка.

Отделен екран показва за всяка банкова сметка кои месеци са покрити с качено извлечение, кои са качени, но още не са осчетоводени, и кои липсват. Салдото по счетоводната сметка се сравнява с крайното салдо от извлечението, така че разликата се забелязва веднага, а не при годишното приключване. Същото извлечение, качено втори път, не се разчита отново, а вече осчетоводените движения в него се отбелязват и не са избрани за осчетоводяване.

Ако фактурата от доставчика е пристигнала по имейл, не е нужно да я сваляте и да я качвате в платформата. Препращате писмото на адреса за документи и прикачените PDF файлове и снимки минават през същото AI разчитане. Пощенската кутия се проверява на всеки 10 минути, документите се записват като чернови във „Фактури“ и получавате известие в платформата. Приемат се само писма от адрес с достъп до фирмата, така че външно лице не може да добави документ в счетоводството ви. Ако водите няколко фирми, ЕИК в темата на писмото указва за коя от тях е документът. Когато писмо не бъде прието, научавате защо: отделен екран показва какво е пристигнало и какво е станало с него.

Документите с правни последици не се завеждат автоматично. Служител, създаден от трудов договор, остава като чернова - не влиза във ведомостта и за него не се подава уведомление до НАП, докато не го потвърдите. Причината е, че грешка в ЕГН или в дата се поправя с коригираща Декларация 1 и ново вписване, а срокът по чл. 62, ал. 3 КТ е три дни от сключването на договора. Ако документът изобщо не е това, за което е подаден, системата отказва да го разчете, вместо да попълни данни, които не отговарят на документа. Фактура, в която не е прочетена сумата или датата е извън периода на дейност на фирмата, също остава чернова, а причината се вижда до номера ѝ във „Фактури“.

„Колко ни дължи фирма Х?“, „Какви са разходите за гориво този месец?“ - асистентът отговаря по действителната оборотна ведомост, фактурите и разчетите на фирмата, а не с общи формулировки.

Праговете на НСИ се следят автоматично - платформата отчита оборота ви по вътресъюзен внос и износ и предупреждава, когато задължението възникне, заедно със срока за първата декларация. Месечната справка се попълва от вече въведените фактури и отбелязва редовете с липсващ КН код или тегло още преди подаването. Излиза и като INSTAT XML за електронно подаване.

Пълен сметкоплан с аналитични подсметки, оборотна ведомост, главна книга, мемориални ордери и защити срещу грешки: касата не може да остане с отрицателна наличност, стока не може да бъде продадена, преди да е заприходена. Всяка статия пази връзка към документа зад нея - сканирана фактура, фиш, протокол.

Издавате фактури и кредитни известия с автоматична номерация, проформи преди авансово плащане и абонаментни (периодични) фактури за постоянни клиенти. Изпращате фактурата на клиента с два начина за плащане в едно писмо - бутон за карта през Stripe и вашата банкова сметка с номера на фактурата като основание. Платената с карта фактура се отбелязва и осчетоводява автоматично. След 14 дни без плащане може да се отпечата покана за плащане.

Фактурата съдържа всички реквизити по чл. 114 ЗДДС, включително датата на данъчното събитие отделно от датата на издаване (законът допуска до 5 дни между двете). Специалните случаи се избират от списък с текстовете, които законът изисква: обратно начисляване при данък, изискуем от получателя (тогава ставката и размерът на данъка не се посочват, съгласно ал. 4), чл. 141 от Директива 2006/112/ЕО при тристранна операция, трите режима на маржа за стоки, туристическите услуги (с разходите за пътуващия и датата на тръгване, а данъкът - с протокол по чл. 87 ППЗДДС за всяко пътуване), касова отчетност, режим за малки предприятия. За случай извън списъка въвеждате текста ръчно и той се отпечатва дословно. При кредитно и дебитно известие се посочва основанието за издаване (чл. 115, ал. 4), а режимът се пренася от фактурата; протоколът по чл. 117 съдържа датата на данъчното събитие, а при анулиране и изменение - и допълнителните данни по ал. 4. Добавен е и падеж: той не е задължителен реквизит, но от него се определят поканата за плащане и лихвата за забава.

Отчетите излизат в законовите форми по НСС: отчет за приходите и разходите в двустранна форма по приложение 2 към СС 1 (стандартът допуска и едностранна), отчет за паричните потоци по прекия метод, както изисква СС 7, а годишният финансов отчет се съставя според категорията на предприятието по чл. 19 ЗСч. Табло с финансови показатели и графики, без ръчно изчисляване.

Ведомост с актуалните ставки и прагове, фишове за заплати, трудови и граждански договори. Декларации обр. 1 и 6 за НАП директно от платформата - включително коригиращи и заличаващи, плюс вписванията в регистъра на заетостта при назначаване, изменение и прекратяване (чл. 62, ал. 3 КТ). Ведомостта за минал месец се начислява и след като служителят вече е напуснал, а работното време на всеки месец се пази такова, каквото е било тогава - последващо допълнително споразумение не променя вече подадените декларации.

Фирма без приходи начислява заплата на управителя, без да я изплаща. Осигуровките се дължат при начисляване, а данъкът се удържа при окончателното изплащане (чл. 42, ал. 5 ЗДДФЛ) - платформата различава двете: сметка 454 не се кредитира, цялото остава задължение към персонала, а в Декларация 1 данъкът и нетото излизат нула. При последващо изплащане данъкът влиза в Декларация 6 за месеца на плащането, без да засяга вече подадената декларация.

В платформата влизат ЕГН на служители, банкови сметки и обороти на клиенти. Затова паролата е от поне 12 символа, с малка и главна буква, цифра и специален знак, а по желание достъпът се защитава и с двуфакторна автентикация през приложение за еднократни кодове. Имейлът се потвърждава - без потвърден адрес не се плаща и не се свалят данни. Личните данни се пазят шифровани в базата, всяка счетоводна статия има одитна следа, приключените периоди се заключват, а резервните копия са ежедневни и шифровани. Данните са ваши и се изтеглят целите по всяко време - и с изтекъл абонамент.

Полагаемият отпуск се изчислява по чл. 155 и 156 КТ, пропорционално при постъпване или напускане през годината, с пренасяне по чл. 176 и погасяване по давност след две години (чл. 176а). Платформата следи остатъка на всеки служител, предупреждава за дните, които подлежат на погасяване и разпечатва заявление, заповед и график за отпуските. Отделно се водят отпускът при брак, кръводаряване и смърт (чл. 157), за две и повече деца (чл. 168), платеният отпуск за обучение, отпускът по майчинство и неплатеният отпуск - всеки с правилното си отражение във ведомостта и в Декларация 1. При напускане обезщетението по чл. 224 се изчислява автоматично по среднодневното възнаграждение (чл. 177).

Дневници за покупки и продажби, справка-декларация и VIES декларация - във формата, който НАП приема. Самоначисляване по чл. 117 със собствена номерация на протоколите (ВОП, чл. 82 ал. 2 т. 1/2/3, чл. 163а, тристранни, анулиране и изменение), годишна корекция на частичен данъчен кредит по чл. 73 ал. 8 и корекции при брак и липси по чл. 79, с проверка по чл. 80 дали корекция се дължи. Следене на прага за регистрация.

Дистанционните продажби към клиенти в ЕС се начисляват по ставката на държавата на получателя, отчитат се отделно от българското ДДС и излизат готови за тримесечната декларация - разбити по държави и ставки. Прагът от 10 000 € по чл. 20б се следи автоматично, с предупреждение, преди да бъде надхвърлен.

Счетоводен и данъчен амортизационен план (чл. 54 ЗКПО), приемо-предавателни протоколи при придобиване и предаване на служител. Данъчната норма се определя по чл. 55 за конкретния актив, а не само според категорията: за електрически автомобил, придобит след 01.01.2026 г., се прилага 50% вместо 25%, същото важи за нова машина като част от първоначална инвестиция, за софтуер от списъка на НАП нормата е до 100%, а актив с правно ограничение се амортизира за срока на договора. Актив под прага по чл. 50 не се включва в данъчния амортизационен план. Когато активът не носи икономическа изгода повече от година, начисляването се спира по чл. 59, а начисленото за тези месеци се сторнира.

Преобразуването на счетоводния резултат в данъчен обикновено се прави на ръка, в отделна таблица. Тук всяко преобразуване идва от осчетоводеното: непризнатите разходи по чл. 26, липсите и бракът по чл. 28, даренията над лимита по чл. 31, неизплатените към 31 декември доходи на физически лица по чл. 42 (с изключение на основната заплата), амортизациите по чл. 54 и отписаните активи по чл. 66. Пренесената загуба се приспада по реда на възникване и се следи да не изтече петгодишният срок. Всеки ред може да бъде коригиран ръчно, като основанието за корекцията се записва до изчислената сума.

Данъкът върху разходите в натура по чл. 204, ал. 1, т. 4 е 3%, а основата се определя по чл. 215а - при автомобилите по километри, по часове или с фиксирани 50%, при недвижимото имущество по площ или по часове, а при останалите активи - 20%. Изборът има и друго последствие: при фиксираните 50% за автомобил разходът се признава без пътен лист по чл. 10, ал. 6. Срокът за внасяне (30 юни) се добавя автоматично в данъчния календар.

Количествата се вземат от покупната фактура и не се въвеждат повторно. Фактура със стоки и услуги се разпределя по сметки в една статия, като произходът на всеки ред остава видим. При непознат артикул платформата изисква потвърждение, вместо да предполага. Артикулите имат баркод: при заприходяване го сканирате, вместо да търсите в списък. Стоката може да се води в няколко обекта - магазин, склад, производствен обект - с прехвърляне между тях и наличности по обекти. Стоки, всяка от които е различна - например автомобили, - стават отделни артикули с номера на рамата (VIN) като код, така че при продажба по режима на маржа покупната цена на конкретната кола е известна. Транспортът и таксите за конкретен автомобил (обработка на документи, търг) влизат в доставната му цена автоматично: фактурата се свързва с колата по номера на рамата, без значение дали е качена преди или след покупката.

Когато разчетената покупка прилича на оборудване за самата фирма - телефон, лаптоп, принтер, - а е отнесена към стоките, платформата не я осчетоводява сама, а пита: за продажба ли е или за ползване във фирмата. При ползване стойността решава: под прага по чл. 50 ЗКПО (700 лв., 357,90 €) е разход за материали, а над него е дълготраен актив, който се завежда с инвентарен номер, категория и амортизационна норма. Платформата запомня как осчетоводявате покупките от всеки доставчик: след три поредни покупки от него по една и съща сметка следващата се отнася там, дори разчитането да предложи друга.

Към всяка фактура се прикачват придружаващите документи - CMR, товарителница, приемо-предавателен протокол. Стоят при фактурата и в общия регистър на документите, вместо в отделна папка. При вътреобщностна доставка те са доказателството, че стоката е напуснала България (чл. 45 ППЗДДС).

Четецът работи като клавиатура - включвате го и сканирате, без драйвери и настройки. По време на броенето на екрана се вижда само преброеното, а наличностите по книги се показват едва накрая. Така се отчита действителното количество, а не се потвърждава предварително известно число. Липсите и излишъците се осчетоводяват с един бутон - излишъкът срещу приход, липсата за сметка на фирмата или на материалноотговорното лице, по ваш избор. Инвентаризационният опис и сравнителната ведомост по чл. 28 ЗСч излизат готови за подпис, а при липси има пряка връзка към корекцията на данъчен кредит по чл. 79 ЗДДС.

Езикът се избира от всеки потребител, а не за цялата фирма: собственикът работи с екраните на английски, докато счетоводителят работи на български в същата фирма. За чуждестранни клиенти фактурата може да се издава двуезично. Счетоводните документи и справките остават на български и в евро - така изисква чл. 5, ал. 1 от Закона за счетоводството от 01.01.2026 г.

Бутон „Помощ“ във всеки екран отваря разговор с нас - виждате отговорите там, където сте задали въпроса, и получавате известие по имейл. Работно време: от понеделник до петък, от 9:00 до 18:00 ч. Отговаря счетоводител, а не оператор по предварителен сценарий.

Прагове и график на авансовите вноски по ЗКПО със сроковете по чл. 90, проверка по чл. 89 дали прогнозата не е занижена, и справка за годишния данък - 10% за дружествата и 15% по ЗДДФЛ за едноличните търговци, всяко със своята декларация и срок.

Декларацията излиза попълнена ред по ред, всяка сума срещу своя код от образец 1010: приходи и разходи, преобразуването по чл. 22, данъчният резултат, ставката, преотстъпването, авансовите вноски и разликата за внасяне. Влизат и данъкът върху разходите (Част VIII), и взаимоотношенията със свързани лица (Част VI), а при преотстъпване по чл. 189б - и приложение № 1. Към нея се генерира справка как е получена всяка сума, за проверка преди подаване. Файл за автоматично подаване няма, защото НАП не публикува структура за тази декларация: тя се подава чрез форма в портала, само по електронен път, от 1 март до 30 юни. Срокът е в данъчния календар през целия този период, а не само в последния ден.

Регистър на всяко удържане по чл. 195 ЗКПО - лихви, авторски и лицензионни възнаграждения, технически услуги, управление, наеми. Тримесечието се определя по начисляването, а не по плащането, а срокът по чл. 201 влиза в календара само когато наистина има удържан данък. Ставката по спогодба се въвежда отделно от законовата, за да е видно, че е ползвано облекчение - именно то поражда задължението за годишната декларация по чл. 142, ал. 5 ДОПК до 31 март. Прагът от 255 645,94 € на едно лице се следи сборно за годината, с предупреждение на 80%: искането до НАП се подава преди плащането, не след него. Декларацията по образец 4001 излиза попълнена за тримесечието.

Данъкът е 10%, но необлагаемата част е месечна и на лице: до 30,68 € за доброволно осигуряване и застраховки „Живот“ и до 102,26 € за ваучери за храна. Затова се въвеждат броят на лицата и месеците, а не само за годишна сума - иначе едни и същи 8 000 € за петима души и за един човек биха се обложили еднакво. Транспортът до работа е освободен изцяло. А ако придобивката не е достъпна за всички наети, тя изобщо не е социален разход по ЗКПО, а доход по ЗДДФЛ - платформата предупреждава за това, вместо да начисли данък на погрешно основание.

Отбелязвате кой контрагент е свързано лице - собственик, дъщерно дружество, дружество с общ собственик - и приходите, разходите и салдата се извличат от документите му, с отделен ред за лицата от юрисдикции с преференциален данъчен режим. Салдото се изчислява към 31 декември, а не към днешна дата: фактура, платена през февруари, към 31 декември е била изцяло неплатена. Кредитните известия се приспадат, черновите не се броят.

Един екран събира несъответствията, които иначе остават незабелязани: неравни статии, документи, отбелязани като осчетоводени, но без статия, разлики между дневниците по ЗДДС и счетоводните сметки, отрицателни наличности. Проверява и дали вноската за трудова злополука отговаря на икономическата ви дейност - стойността по подразбиране често не съответства на дейността, а разликата обикновено се установява едва при проверка от НАП. Липсата на констатации означава, че данните са готови за подаване.

Разпределяте дивидент - платформата начислява данъка при източника и веднага генерира готовия протокол за подпис: решение на едноличния собственик за ЕООД, протокол с гласуване по дялово участие за ООД. Същото важи и за други решения - смяна на управител, адрес, капитал, съдружник.

Всички данъчни и осигурителни срокове на едно място, за всички ваши фирми едновременно. Статусът се определя автоматично от вече генерираните файлове и не се въвежда ръчно.